E-Mail-Knigge: Tipps für professionelle E-Mail-Kommunikation

E-Mails sind schnell gelesen und schnell beantwortet. Aber Sie können auch schnell Ärger erzeugen. Die Risiken für die geschäftliche Korrespondenz werden manchmal unterschätzt.

Die elektronische Post ist heute selbstverständlich – auch im Geschäftsleben. Doch mitunter ist der Stil so schlecht, dass niemand sich trauen würde, eine solche E-Mail als Brief auszudrucken und zu unterschreiben. Schlampige Rechtschreibung, konsequente Kleinschreibung, hastig formulierte Gedanken – vielen Absender scheint die Geschwindigkeit wichtiger zu sein als die Form und die Gründlichkeit. Das kommt beim Empfänger nicht gut an – und kann Ihrem Image schaden. Deshalb ist auch bei E-Mails Professionalität gefragt.

Antworten Sie kurzfristig, aber nicht hektisch

Sie brauchen nicht auf jede E-Mail sofort zu reagieren. Außerdem ist der erste Gedanke nicht automatisch der beste. Müssen Sie Ihre Antwort erst noch erarbeiten, geben Sie einen Zwischenbescheid. Besonders für emotional belastende E-Mails gilt: Erst einmal den „Dampf“ abziehen lassen und nicht überreagieren. Umgekehrt sollten Sie aber auch den Empfänger nicht ungerechtfertigt unter Zeitdruck setzen.

Beachten Sie die Formalien
Füllen Sie die Betreffzeile immer mit einem aussagekräftigen Text. Statt „Termin“ sollte dort besser stehen: „Unser Treffen am 30. Juni, 10 Uhr bei Ihnen“. Ändern Sie den Originalbetreff nicht in Ihrer Antwort. Das erleichtert die spätere Orientierung. Verwenden Sie im ersten Kontakt eine formelle Ansprache, also „Sehr geehrte(r) …“ statt „Hallo“. Bei Geschäftspartnern, die man kennt, darf der Stil etwas lockerer sein. Empfänger, die einander nicht kennen, sollten die E-Mail-Adresse der anderen nicht lesen können.

Wählen Sie die Anhänge sorgfältig aus
Achten Sie darauf, dass E-Mail-Anhänge die übliche Größe nicht überschreiten. In der Regel sind das wenige Megabyte. Ausnahme: Sie haben etwas anderes mit dem Empfänger vereinbart. Beschränken Sie sich im ersten Kontakt auf Formate, mit denen jeder etwas anfangen kann, zum Beispiel PDF. Außerdem vermeiden Sie damit Nachteile von Office-Dokumenten. Bei diesen können möglicherweise Autor und Änderungshistorie sichtbar sein.

Muss das wirklich jeder wissen?
Alle Welt klagt über die „E-Mail-Flut“ und über Spam. Häufig werden zu viele Personen auf den Verteiler gesetzt. Schließlich ist das schnell erledigt und es dient der Absicherung des Absenders – nach dem Motto: „Sie hätten das ja wissen können, ich habe Ihnen eine E-Mail geschrieben.“ Begrenzen Sie den Kreis der Empfänger und greifen Sie im Zweifelsfall auch einmal zum Telefon.