Geschäftsessen: wann Sie es von der Steuer absetzen können

Wer seine Ausgaben für Geschäftsessen von der Steuer absetzen möchte, muss strenge Formvorschriften einhalten. Lesen Sie hier, auf welche Details die Finanzbehörden achten.

Ein Essen mit Geschäftspartnern ist ein bewährtes Mittel, Kontakte zu pflegen sowie neue Geschäfte anzubahnen. Das erkennt auch das Finanzamt an und lässt den Steuerabzug von 70 Prozent der Bewirtungsausgaben (inklusive Trinkgeld) als Betriebsausgabe zu. Außerdem profitieren Unternehmer und Freiberufler vom 100-prozentigen Vorsteuerabzug. Allerdings sind die formellen Hürden hoch.

Pflichtangaben auf einem Bewirtungsbeleg

  • Name und Anschrift des Lokals
  • Tag der Bewirtung
  • Ab einem Gesamtbetrag von mehr als 150 Euro inkl. MwSt. zusätzlich der Name des Bewirtenden
  • Teilnehmer (inklusive der bewirtenden Person)
  • Konkreter Anlass der Bewirtung (also nicht nur: „Arbeitsessen“)
  • Art und Umfang der Bewirtungsleistungen (pauschale Angaben wie „Speisen und Getränke“ genügen nicht) sowie die dafür gezahlten Preise
  • Mehrwertsteuer-Betrag, der auf das Entgelt entfällt
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsausstellers (also des Lokals)
  • Fortlaufende, vom Rechnungsaussteller vergebene Rechnungsnummer

Weitere wichtige Aspekte

Dokumentieren Sie die die Bewirtungsaufwendungen immer vollständig und zeitnah. Bei lückenhaften Angaben kann der Fiskus den Abzug komplett verweigern. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass Nachbesserungen zugelassen werden. Denken Sie dabei auch an den unverhältnismäßig hohen Aufwand bei Ihnen, wenn Sie Rechnungen nachträglich beschaffen müssen.

Tückisch: Viele Restaurants drucken ihre Rechnungen auf Thermopapier. Dieses Material bleicht allerdings im Lauf der Zeit aus. Kopieren Sie diese Belege deshalb gleich nach Eingang auf Normalpapier. So kann der Betriebsprüfer sie auch nach Jahren noch lesen.

Den Namen der bewirtenden Person darf nur der Gaststätteninhaber bzw. einer seiner Mitarbeiter auf der Rechnung vermerken und nicht der Bewirtende selbst (Entscheidung des Bundesfinanzhofs, Az.: X R 57/09). Nachträgliche Änderungen der Rechnung durch die Buchhaltung sind unzulässig.

Ergänzen Sie, falls erforderlich, die schriftliche Rechnung des Restaurants. Wenn Sie dafür ein zusätzliches Schriftstück nutzen, müssen Sie beide Dokumente zusammen abheften.

Verbuchen Sie die Bewirtungskosten zügig. Sonst setzen Sie sich dem Vorwurf aus, die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung zu verletzen