Geschenke an Mitarbeiter – das gilt es, steuerlich zu beachten
Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft. Oder die Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Aber Vorsicht: damit die Freude an einer solchen spendablen Geste ungetrübt bleibt, gilt es, die steuerlichen Rahmenbedingungen zu beachten.
Zunächst einmal trennt das Steuerrecht streng zwischen Sachgeschenken einerseits und Geldgeschenken andererseits. Geldgeschenke sind immer und ausnahmslos steuerpflichtig – zu leicht könnte sonst die Einkommensteuer teilweise umgangen werden. Bei den Sachgeschenken gibt es dagegen mehrere Gestaltungsmöglichkeiten, um sie steuerfrei „an den Mann“ oder „an die Frau“ bringen zu können.
Monatliche steuerfreie Sachbezüge
Der Arbeitgeber kann seinen Arbeitnehmern jeden Monat Sachbezüge bis zu einem Bruttowert von 50 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei zukommen lassen. Das kann zum Beispiel eine Mitgliedschaft im Fitnessclub sein oder ein Tankgutschein.
Grundvoraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Sachbezug zusätzlich zum regulären Lohn gewährt wird, also nicht einen Teil des Lohns ersetzt.
Gutscheine oder Prepaid-Karten, die einen kostenlosen oder verbilligten Einkauf ermöglichen,
- müssen den monatlich verfügbaren Wert auf 50 Euro begrenzen,
- dürfen ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen,
- müssen räumlich beschränkt gelten oder nur für bestimmte Produktkategorien gelten,
- dürfen nicht zur Barauszahlung berechtigen,
- dürfen keine Kreditkartenfunktion haben,
- dürfen nicht vorsehen, dass Beträge, die in einem Monat nicht ausgeschöpft wurden, auf einen anderen Monat übertragen werden können.
Bei der 50 Euro-Grenze handelt es sich nicht um einen Freibetrag, sondern um eine Freigrenze. Das heißt, wenn der Wert des Sachbezuges diese Grenze überschreitet, ist der gesamte Wert steuer- und sozialversicherungspflichtig, nicht nur derjenige Teil des Wertes, der über 50 Euro liegt.
Aufmerksamkeiten bei persönlichen Ereignissen
Zu persönlichen Ereignissen des Arbeitnehmers oder eines in seinem Haushalt lebenden Angehörigen kann der Arbeitgeber ihm ein Geschenk bis zum Bruttowert von 60 Euro pro Anlass steuer- und sozialversicherungsfrei machen.
Persönliche Ereignisse sind zum Beispiel Geburtstag, Dienstjubiläum, Heirat, Geburt eines Kindes, Beförderung, Rückkehr nach Elternzeit oder nach längerer Krankheit. Nicht in der Person des Arbeitnehmers begründet sind dagegen allgemeine Festanlässe wie zum Beispiel Weihnachten, Ostern oder das Firmenjubiläum.
Neben den „Klassikern“ Blumen, Alkoholika, Geschenkkörben oder Musikmedien können auch Gutscheine und Prepaid-Karten bis zu einem Bruttowert von 60 Euro anlassbezogen als Aufmerksamkeit verschenkt werden, hier müssen aber die übrigen für steuerfreie Sachbezüge geltenden Bedingungen eingehalten werden.
Auch hier handelt es sich um eine Freigrenze, deren Überschreiten den gesamten Wert des Geschenkes steuer- und sozialversicherungspflichtig macht.
Liegen bei einem Arbeitnehmer mehrere persönliche Anlässe in einem Jahr vor, kann die Freigrenze von 60 Euro jedes Mal ausgeschöpft werden. Aufmerksamkeiten können neben etwaigen steuerfreien Sachbezügen gewährt werden.
Pauschalversteuerung durch den Arbeitgeber
Möchte der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer Sachzuwendungen (steuerfreie Sachbezüge oder Aufmerksamkeiten) zukommen lassen, deren Wert die einschlägigen Freigrenzen übersteigt, kann er die beim Arbeitnehmer anfallende Lohnsteuer übernehmen.
Der geldwerte Vorteil des Arbeitnehmers wird dann vom Arbeitgeber mit einem Pauschalsteuersatz von 30 Prozent versteuert. Voraussetzung dafür ist, dass der Bruttowert aller Zuwendungen pro Empfänger und Jahr 10.000 Euro nicht übersteigt.
Rabatte auf Waren und Dienstleistungen des Arbeitgebers
Für den rabattierten Bezug von eigenen Waren oder Dienstleistungen des Arbeitgebers durch den Arbeitnehmer gilt der sogenannte Rabattfreibetrag von 1.080 Euro pro Jahr.
Voraussetzung für die Gewährung des Rabattfreibetrages ist, dass die Waren oder Dienstleistungen, die der Arbeitnehmer verbilligt erhält, von seinem Arbeitgeber hergestellt oder vertrieben werden – und zwar nicht überwiegend für die eigenen Arbeitnehmer.
Zur Berechnung wird vom üblichen Verkaufspreis zunächst ein pauschaler Bewertungsabschlag von 4 Prozent abgezogen. Von dem Betrag, der sich so ergibt, zieht man den Preis ab, den der Arbeitnehmer gezahlt hat und erhält als Differenz den geldwerten Vorteil des Arbeitnehmers. Liegt dieser geldwerte Vorteil über 1.080 Euro, ist der übersteigende Betrag steuer- und sozialabgabenpflichtig. Es handelt sich hier also nicht um eine Freigrenze, sondern – wie der Name „Rabattfreibetrag“ schon sagt – um einen echten Freibetrag.
Der Freibetrag ist jahresbezogen, es werden also alle Rabatte, die der Arbeitnehmer in einem Jahr von seinem Arbeitgeber erhalten hat, zusammengezählt. Eine Pauschalversteuerung des steuerpflichtigen Betrages durch den Arbeitgeber ist hier nicht möglich.
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